Typ
Redesign UX/UI wewnętrznego huba zadań, w którym pracownicy Europejskiej Agencji Chemikaliów obsługują pracę regulacyjną: ocenę dossier, przegląd substancji i konsultacje. Projekt realizowany dla ECHA przez Atos, od badań i architektury informacji po wireframe’y, prototypy hi-fi i testy użyteczności.
Zespół
2 UX/UI Designerów, Analityk Biznesowy i Project Manager po stronie Atos, we współpracy z product ownerami i programistami ECHA. Wielokulturowy zespół z Finlandii, Polski i Belgii.
Obowiązki
- Projekt centralnego huba: lista zadań, widok otwartego zadania i nawigacja między 9 modułami
- Zaplanowanie i przeprowadzenie badań: ankieta wśród 214 pracowników, 18 wywiadów i 3 grupy fokusowe
- Mapy ścieżek użytkownika, wireframe’y i klikalne prototypy hi-fi
- 3 rundy testów użyteczności i przełożenie wyników na zmiany w projekcie
- Bliska współpraca z analitykiem biznesowym, drugim projektantem i interesariuszami ECHA
Streszczenie projektu
Pracownicy ECHA obsługują co roku tysiące zadań regulacyjnych. Przed redesignem ta praca była rozproszona w 9 osobnych modułach, każdy z własną nawigacją, listą zadań i filtrami. Od sierpnia 2023 do maja 2024 pracowałem nad centralnym hubem, który łączy je w jedną listę zadań i jeden widok otwartego zadania. Pracownik zawsze widzi, co ma zrobić dalej, i może to zrobić bez przełączania narzędzi.
Problem
Żeby zamknąć jedną sprawę, pracownicy przeskakiwali nawet między 4 modułami. 76% uznało zarządzanie zadaniami za zbyt skomplikowane, a dotarcie do najczęściej używanych narzędzi wymagało średnio 14 kliknięć.
Rozwiązanie
Jeden centralny hub z jedną listą zadań (Przypisane do mnie / Dostępne dla mnie), filtrami w bocznym panelu, akcjami w menu kontekstowym i widokiem otwartego zadania z narzędziami w prawym pasku. Zadanie i jego kontekst są na jednym ekranie.
Research
Zrozumieć
użytkownika
- Ankieta online z 214 odpowiedziami z 6 działów dała wiarygodny obraz całej agencji, a nie tylko kilku najgłośniejszych osób.
- 18 wywiadów indywidualnych i 3 grupy fokusowe z pracownikami merytorycznymi, kierownikami zespołów i specjalistami pokazały ich cele, obejścia i to, jak naprawdę korzystają z obecnych systemów.
- Obserwacja pracy na stanowisku pokazała, jak często ludzie zmieniają moduł w trakcie jednego zadania.
Mapowanie
ścieżek
- Zmapowaliśmy 6 ścieżek dla najczęstszych scenariuszy, od przyjęcia zadania po wysłanie decyzji końcowej.
- Na każdej mapie zaznaczyliśmy przełączenia modułów, momenty oczekiwania i podwójne wprowadzanie danych. Dzięki temu było dokładnie widać, gdzie hub oszczędzi czas.
Kluczowe
odkrycia
- 47% użytkowników miało trudności ze znalezieniem potrzebnych danych, więc wyszukiwarka i filtry wymagały poprawy.
- 53% uznało nawigację za skomplikowaną i przytłaczającą, więc układ musiał stać się prostszy.
- 76% uznało zarządzanie zadaniami za zbyt złożone i czasochłonne.
- Konkurencyjne narzędzia stosowały czytelne wskazówki wizualne, takie jak kolory statusów i grupowanie, które pomagały szybciej znaleźć informacje.
Design
Wireframe'y
Na podstawie badań przygotowaliśmy 3 koncepcje układu huba i przetestowaliśmy je jako wireframe'y low-fidelity z 8 pracownikami. Zwycięski układ, czyli lista zadań z podglądem z boku, skrócił o połowę czas otwarcia właściwego zadania. Wireframe'y pozwoliły wyłapać problemy z użytecznością wcześnie, zanim zainwestowaliśmy w prototypy hi-fi.
Font i kolory
Musieliśmy trzymać się wytycznych marki ECHA: Open Sans, granat (midnight blue, #002566) i żółty (corn, #E1B100).
Wyzwaniem było użycie tak mocnych kolorów bez przytłoczenia interfejsu pełnego danych. Granat oznacza nawigację i strukturę, żółty jest zarezerwowany dla akcentów wymagających uwagi, a neutralne tło Athens Gray utrzymuje czytelność tabel. Wszystkie pary tekst/tło spełniają kontrast WCAG 2.1 AA.
Testowanie z użytkownikami
Przeprowadziliśmy 3 rundy moderowanych testów użyteczności z 15 pracownikami ECHA na klikalnych prototypach, po 5 realnych scenariuszy w każdej rundzie. Na podstawie ich opinii wprowadziliśmy następujące zmiany:
Efekt końcowy
Już na etapie prototypu 87% testujących wybrało nowy hub zamiast obecnego systemu. Wykorzystanie kluczowych funkcji wzrosło o 30%, ścieżka do najczęściej używanych narzędzi skróciła się z 14 do 6 kliknięć, a czas wykonania zadania w testach spadł o 38%. Wynik użyteczności SUS wzrósł z 58 do 82, co bezpośrednio przełożyło się na wyższą produktywność pracowników.
